12 سنة من العطاء

 

جديد المواضيع

المقالات الإدارية >> إدارة الاجتماعات

Facebook Twitter WhatsApp Pinterest Google+ Addthis


إدارة الاجتماعات


تلعب الاجتماعات دوراً هاماً في مختلف الجماعات والمنظمات الإنسانية على اختلاف أنواعها، لما لها من دور في تنظيم العمل وتطوير وازدهاره، بما تتضمنه من إقرار نشاطات، ووضع حلول، ومعالجة مشاكل، وإطلاق مبادرات، و...

تعريف الاجتماع

الاجتماع هو لقاء عدة أفراد قد يكونون اثنين أو أكثر مع بعضهم، بهدف مناقشة أو دراسة موضوع مشترك يهمهم جميعاً، والوصول إلى قرارات معينة بشأن هذا الموضوع.

الإجراءات الخاصة بإدارة الاجتماعات

تقسم الإجراءات الخاصة بإدارة الاجتماع إلى ثلاثة أقسام. ولا بد لأمين سر الاجتماع، والذي قد يكون قائد الوحدة أو أحد مساعديه، من القيام بها، وهي:

أولاً- إجراءات ما قبل الاجتماع:

1. تخصيص ملف الاجتماع: يضع فيه القائد كل الموضوعات والأوراق... وغيرها مما يحتاج إليه داخل الاجتماع.
2. إعداد جدول الأعمال (نقاط البحث): يقوم القائد بإعداد جدول الأعمال، ويتضمن بياناً عن الاجتماع وموعده وتاريخه وقائمة بالموضوعات التي ستعرض وتناقش في الاجتماعات.
3. يقوم القائد بإعداد الدعوة للاجتماع بعد أن يستقر الرأي على موعده، ويتم الاتفاق أيضاً على أسماء الأشخاص الذين سترسل إليهم الدعوة ومراجعتهم قبل إرسال بطاقة الدعوة إليهم.
4. إعداد قاعة (أو مكان) الاجتماع: ومن الإجراءات الضرورية إعداد قاعة الاجتماع، من ناحية عدد
المقاعد والنظافة والتدفئة أو التبريد والإضاءة... الخ.

ثانياً- الإجراءات المعتمدة عند انعقاد الاجتماع:

1. يجب أن يتأكد القائد من كافة الترتيبات
اللازمة لانعقاد الاجتماع.
2. المشاركة في استقبال الأعضاء المشاركين
وإرشادهم لأماكنهم.
3. يقوم بتنظيم الأدوار والمناقشة، وضبط الوقت.
4. تسجيل وقائع الاجتماع والقرارات التي تم
التوصل إليها مع الاختصار (وقد يتم توكيل أحد
الحاضرين بهذه المهمة).

ثالثاً- بعد الاجتماع:

1. يقوم القائد بعد الاجتماع بتبييض محضر الجلسة أو كتابته في دفتر خاص، ومحضر الجلسة هو سجل شامل لكل ما جرى أثناء الاجتماع.
2. توزيع نسخ عن محضر الجلسة بعد كتابته إلى كل الجهات التي لها علاقة بالأمر.
3. الإعلان عن القرارات: يقوم بالإعلان عن القرارات التي تم التوصل إليها في الجلسة، فقد تكون تعميماً أو نظاماً أو ما شابه ذلك.
4. متابعة تنفيذ القرارات: هناك بعض القرارات (والتكاليف) التي تصدر عن الاجتماع تحتاج إلى متابعة لمعرفة ما تم بشأنها.

 

والحمد لله رب العالمين

برامج
2533قراءة
2015-11-14 15:37:03

تعليقات الزوار


إعلانات

 

 

12 سنة من العطاء

إستبيان

تواصل معنا