أهم المستندات والسجلات المخزنية المستخدمة*

1. مستند الاستلام المخزني: يُنظم هذا النوع من المستندات عند استلام المواد الواردة إلى المخزن، وهو ينظم وفق نموذج البطاقة 1 للنشاط.

2. بطاقة الصنف: هي البطاقة الخاصة بكل مادة من المواد المخزّنة والتي تُظهر حركة الوارد والصادر الطارئة على تلك المادة. وهي وفق نموذج البطاقة 2 للنشاط.

3. مستند الصرف المخزني: يُنظم هذا المستند عند صرف المادة المخزونة إلى الجهات الطالبة لها، وهو يعدّ وفق نموذج البطاقة 3 للنشاط.

4. سجل الوارد إلى المخزن: يُثبت فيه كل ما يرد إلى المخزن من مواد وتجهيزات، وهو وفق نموذج البطاقة 4 للنشاط.

5. سجل الصادر من المخزن: يُثبت فيه كل المعلومات المتعلقة بالمواد المصروفة من المخزن، وهو وفق نموذج البطاقة 5 للنشاط.

ويجب على أمين التجهيزات توثيق هذه المستندات والسجلات إلكترونيًا بإدخالها إلى الكومبيوتر بواسطة ال (Scaner) بعد فتح ملف Folder)) خاص لمستندات الاستلام وآخر لمستندات الصرف، وآخر لبطاقة الصنف، دون أن ننسى إنشاء ملفات لسجلي الوارد والصادر.

--------------------------------------------------------------------------------------
* إنّ النماذج الموضوعة ليست حصرية، بل هناك نماذج غيرها كما يمكن التعديل عليها بحسب حاجة الفوج شرط الإبقاء على المعلومات الأساسية فيها مثال: رمز المادة، نوع المادة ومواصفاتها، الكمية الواردة، الكمية المصروفة، السعر، الجهة المستلمة، الجهة المسلّمة، التاريخ.. .