واجبات أمين التجهيزات
فيما يلي أهم الواجبات والمسؤوليات التي يُعهد بها عادة إلى أمين التجهيزات بصفته مسؤولاً عن المخازن وإدارتها.
1. الاستلام:
وهو عبارة عن استلام وإدخال المواد والتجهيزات المشتراة إلى مخزن الفوج من تجهيزات مكتبية، تجهيزات إعلامية و...، بعد التأكد من جودتها ومواصفاتها.

2. تسليم المخزون:
يتلقى عادة أمين التجهيز طلبات إعارة للمواد المخزّنة، فيجهزها ويرسلها ويسلمها للجهات المعينة وفقًا لمستندات موثقة لذلك.

3. الترميز:
وهو أسلوب لتمييز المواد عن بعضها، وتسهيل عملية تداولها واستخدامها، ومن أهم طرق الترميز:
• "النظام الهجائي البسيط: إنّ هذا النظام يُعطي لكل مادة حرفًا هجائيًا من حروف اللغة المستخدمة... إنّ هذا الأسلوب قد يصلح للمخازن الصغيرة الحجم التي تتعامل مع عدد قليل من المواد.

• النظام الرقمي البسيط: وهو إعطاء رقم لكل مادة من أرقام اللغة المستعملة... .

• نظام المجموعات الرقمية: إنّ هذا النظام يقوم بإعطاء مجموعة رقمية لكل منتج، كأن تُعطى المجموعة الرقمية من 1 إلى 100 للمنتج (أ) والمجموعة الرقمية من 101 إلى 200 للمنتج (ب) وهكذا على اعتبار أنّ هناك أصناف كثيرة من كل منتج.

• النظام المختلط البسيط: إنّ مبدأ هذا النظام يقوم على أساس دمج النظامين الرقمي والهجائي معًا. وعليه، فإنّه يتم إعطاء الأبواب الرئيسة حروفًا والأبواب الفرعية أرقامًا. والمثال التالي يوضح ذلك.
o للأسلاك أ / 1 أسلاك نحاس أ / 2 أسلاك فولاذ.
o للأنابيب ب / 1 أنابيب حديد ب / 2 أنابيب بلاستيك.
o للألواح ح / 1 ألواح معدنية ح / 2 ألواح ألمنيوم." (1)

4. التنبيه على النقص في المخزون:
على أمين التجهيز الانتباه دائمًا إلى كمية المخزون، وكلما شارف المخزون على الانتهاء يجب تغذيته مجددًا من خلال عمليات التوفير المختلفة.

5. حماية المخزون:
من خلال المحافظة على المواد المخزونة بحالة جيدة وحمايتها من التلف وغيره من الأخطار، وهذا إنّما يحصل بتهيئة الظروف المناسبة من حيث الحرارة والتهوئة الجيدة والابتعاد عن مكان الرطوبة .. . فضلا عن أنّه بالإمكان إجراء عقود تأمين مع بعض الشركات المختصّة بذلك، تحسبًا لأي طارئ.

6. المستندات المخزنية:
"ويقصد بهذه المسؤولية مسك سجلات مستندية، يسجّل ويثبت فيها حركة المخزون (الوارد والمنصرف من المحتويات المخزنية)، وذلك بغرض توثيقها ومعرفة رصيد أي صنف مخزّن وفي أي وقت ولأيّ جهة.. .

7. الرقابة على المخزون:
وتشمل هذه المسؤولية الرقابة على عمليات التخزين مثل الاستلام والصرف، وتسجيل هذه العمليات على بطاقات وسجلات توضّح رصيد المخزون في أي وقت مع تحديد القيمة. كما تتضمن هذه المسؤولية حفظ جميع المستندات والملفات المتعلقة بعمل وظيفة التخزين. وتشمل الرقابة على المخزون أيضًا مسؤولية جرد المخازن، التي بموجبها تكون وظيفة التخزين مسؤولة عن عملية جرد محتويات المخازن، والتأكد من كمياتها وحالتها"(2)

---------------------------------------------------------------------------------------
1. إدارة المواد، الشراء والتخزين، الأستاذ سليمان خالد عبيدات، الأستاذ مصطفى نجيب شاويش، ص 132.
2. إدارة المواد، الشراء والتخزين، الأستاذ سليمان خالد عبيدات، الأستاذ مصطفى نجيب شاويش، ص 135.