خطوات تبسيط الإجراءات

يقصد بها العملية التي يتم من خلالها إزالة مظاهر الخلل والتعقيد في الخطوات والمراحل أثناء القيام بالأعمال والأنشطة المختلفة، ومن خطواتها:

1. إيضاح المشكلة الموجودة: أي إيضاح الخلل الذي تسبب في عدم تحقيق أهداف أو أحد أهداف المنظمة مثلاً: تسرب الأفراد، عدم التزام الأفراد بالمهمة الموكلة إليهم...

2. تحديد الإجراء: لا بدّ من تحديد الإجراء المطلوب دراسته، ويتمّ ذلك بإجراء دراسة شاملة لجميع الإجراءات، ودراسة محددة لإجراءات معينة ثم اختيار الإجراء موضع المشكلة.

3. جمع المعلومات: يتمّ جمع المعلومات والبيانات عن المشكلة، وينبغي الوصول إلى المعلومات الموثّقة.

4. تحليل وتقييم المعلومات: بعد التأكد من توافر كافة المعلومات، يتمّ دراستها وتحليلها، ويُستعان بالأسئلة التالية للاستفسار عن كل خطوة من الخطوات التي يمرّ فيه الإجراء:
ما هو الإجراء؟ خطواته؟ من ينفذه؟ متى يُنفّذ؟ أين ينفّذ؟ كيف ينفّذ؟

5. وضع المقترحات ومناقشتها وصياغتها: هنا يتمّ إعادة تحديد الإجراء المراد تبسيطه، والذي تمّ دراسته، ومن ثم يتمّ اقتراح حلول له، ووضع هذه المقترحات أو الحلول في تقرير رسمي يتضمن الملاحظات والمقترحات. يمكن التطرق هنا إلى أشكال التبسيط فيتمّ حذف أو تعديل أو ترتيب في الإجراءات، وينبغي الالتفات إلى مشاركة الرؤساء والمسؤولين في هذه المقترحات.

6. رسم دليل الإجراء: أي لا بدّ من تحديد سير العمل، وسير الإجراءات، وتوزيع الأدوار.

7. التنفيذ والمتابعة للإجراءات الجديدة: لا بدّ وأن تدخل تلك المقترحات حيز التطبيق من خلال الأفراد الذين قدموا تلك الحلول، مع متابعة وإشراف الرئيس الأعلى لإعطاءئهم دعمًا يعزز عملية التنفيذ.
المتابعة: حيث لا بدّ من متابعة التنفيذ (كل ثلاثة أشهر مثلاً) وذلك لتحقيق التالي:

• التأكد من تنفيذ الأفراد للحلول.

• التأكد من عدم تسرب خطوات جديدة أو حذف خطوات موجودة.