الوظائف الإدارية الأربع
|المجال الإداري|
الغرض1:
_ يتعرَّف إلى الوظائف الإدارية الأربع.
الفقرات
1. التّخطيط
المدة و الطريقة : الحديث + العصف الذهني _ 5
2. إعداد الخطّة
المدة و الطريقة : الحديث + عمل المجموعات _ 10
4. التّوجيه
المدة و الطريقة : الحديث _ 5
5. الرّقابة
المدة والطريقة : الاستجواب _ 5
المجموع لكل الفقرات : 30 دقيقة
اللوازم
1. لوح ولوازمه.
2. أوراق A5 بعدد المجموعات.
3. أقلام بعدد المجموعات.
4. كراتين.
5. قلم ماركر.
الطريقة
- يقدّم المدرّب للفقرة بطريقة الحديث.
- يكتب كلمة "التخطيط"، ويسأل: "ما هو التخطيط؟".
- يدوّن كل الكلمات التي يقولها المشاركون.
- يصوّب، ثمّ يعرض تعريف التّخطيط الوارد في المادة العلمية.
اللوازم
- لوح ولوازمه.
التّخطيط
يقول الله سبحانه وتعالى في كتابه العزيز: "أَفَمَنْ يَمْشِي مُكِبًّا عَلَى وَجْهِهِ أَهْدَى أَمَّنْ يَمْشِي سَوِيًّا عَلَى صِرَاطٍ مُسْتَقِيمٍ"2. وقد رُوِي عن الإمام الصادق ( عليه السلام ) أنه قال: "العاملُ على غيرِ بصيرة كالسّالك على غيرِ الطريق، لا تزيدُه سرعة السير إلا بُعداً"3.
• التّخطيط:
عملية تفكير، ودراسة معمَّقة تسبق العمل مهما كان نوعه وحجمه، وتقوم على التوقُّع للأحداث المستقبلية والاستعداد لمواجهتها، وتسمح بتحديد الأهداف وأولوياتها، وتحديد الأساليب والوسائل الممكنة لتحقيق الأهداف، واختيار أنسب السبل لتحقيق الأهداف في ظلّ الموارد المتاحة والبيئة المحيطة.
حديث شريف
عن الإمام علي (عليه السلام): "قدِّر ثمَّ اقطع، وفكّر ثمَّ انطلق، وتبيَّن ثمَّ اعمل"4 .
الطريقة
- يشرح المدرّب مفهوم الخطة.
- يقسّم المشاركين إلى 3 مجموعات.
- يوزّع أسئلة التّخطيط التسعة على المجموعات (3 أسئلة لكل مجموعة).
- على كل مجموعة الإجابة عن الأسئلة الثلاثة.
- يصوّب عمل المجموعات، ثمّ يعقّب بما هو وارد في الفقرة.
اللوازم
- أوراق A5 بعدد المجموعات.
- أقلام بعدد المجموعات.
إعداد الخطّة
الخطّة:
هي ثمرة عملية التّخطيط ونتيجتها المباشرة، وهي بيان أو تقرير يثبت نتائج العملية التخطيطية.
وينبغي أن تتضمن الخطة العناصر التالية (أسئلة التخطيط):
- ماذا: الهدف الرئيسي للخطة؛ والهدف هو الغاية أو النتيجة التي نسعى إلى تحقيقها.
- لماذا: أسباب أو مبررات إعداد الخطة.
- من: الجهة المنفّذة.
- لِمن: الأفراد المستفيدون.
- أين: المكان.
- متى: البرمجة الزمنية؛ وهي عبارة عن مواعيد بدء وانتهاء الخطة، ومواعيد بدء وانتهاء كل إجراء من إجراءاتها أو كل نشاط من أنشطتها.
- بماذا: اللوازم والتجهيزات.
- بِكَم: ا لتكلفة المالية.
- كيف: إجراءات العمل؛ وهي الخطوات التي تصف تفصيلياً النشاطات التي ينبغي القيام بها لتحقيق نتيجة معينة.
ملاحظة: يم كن تضمين الخطة بعض الإجراءات التأمينية الاحتياطية؛ وهي عبارة عن الإجراءات التي تُتّخذ عند وقوع مشكلة ما.
حديث شريف
عن الإمام علي (عليه السلام): "من طال فِكرُه، حَسُنَ نظَرُه"5 .
الطريقة
- يكتب المدرّب (مسبقاً) على كراتين أو أوراق صغيرة التعريف الوارد في الفقرة على عدد الجماعات (كل كلمة على كرتونة).
- يطلب من كل جماعة ترتيب الكلمات للحصول على جملة مفيدة وواضحة حول التنظيم.
- يصوّب، ثمّ يعقّب بما ورد في الفقرة.
اللوازم
- كراتين.
- قلم ماركر.
التّنظيم
هو عملية تقسيم المهام وتوزيعها على الأفراد بما يتناسب مع قدراتهم، من أجل تحقيق الأهداف.
ويُراعى في عملية التنظيم عدم تعدد وتداخل القرارات والجهة المصدرة لها.
الطريقة
- يقدّم المدرّب الفقرة بطريقة الحديث.
التّوجيه
هو عملية تحفيز الأفراد وإرشادهم إلى ما يجب القيام به من مهام، على ضوء ما تمّ تحديده في الخطة، مثال: الإجراءات المتعلقة بالجانب الإعلامي؛ يُكلَّف بتنفيذها أحد الأشخاص الذين لديهم الكفاءة في ذلك، فيتمّ شرح المهام له وتشجيعه ومتابعته.
الطريقة
1. يطرح المدرّب بعض الأسئلة على المشاركين:
- كيف نتأكّد من أن العمل يسير بالشكل الصحيح؟
- ماذا تعني الرقابة؟
- ما هي أهمية الرقابة؟
2. يأخذ إجابات المشاركين، ويعقّب بما ورد في الفقرة.
الرّقابة
هي مراقبة كيفية قيام الأفراد بالعمل وإتمامه، حيث تُكتشف الأخطاء في أداء العمل وتتمّ معالجتها. وذلك من خلال المتابعة المتواصلة معهم ومراقبة سير العمل من دون التدخّل إلا في الظروف الحرجة.
وتجدر الإشارة إلى أن الرقابة ليست لاصطياد الأخطاء، إنّما لمعرفة مدى توافق وانسجام وتطابق الأعمال التي يقوم بها الأفراد مع ما تمّ التخطيط له من أجل الوصول إلى الأهداف.
من عهد الأمير (عليه السلام) لمالك الأشتر
"... ثمَّ تفقَّد أعمالهم، وابعث العيون من أهل الصّدق والوفاء عليهم..." .
تقييم
لا تحتاج إلى تقييم؛ يتحقَّق الغرض بمجرد مشاركة الفرد في الورشة.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
[1] الغرض غير موجود في بطاقة تقدم الفرد (ورشة غير مُلزِمة)، يتحقّق بمجرّد مشاركة الفرد في الورشة.
[2] سورة الملك، الآية 22.
[3] وسائل الشيعة، الحر العاملي، ج 27، ص 24.
[4] الواسطي، عيون الحكم والمواعظ، ص 371.
[5] الواسطي، عيون المواعظ والحكم، ص 423.
[6] الشيخ محمد مهدي شمس الدّين، عهد الأشتر، ص 79.
المخيّم الكشفي
