التغذية الراجعة (2)

متى تقدّم التغذية الراجعة لقادتك؟

إن تقديم التغذية الراجعة لا يماثل المراجعة السنوية للأداء. فبالرغم من أن التغذية الراجعة الأمينة والموضوعية مكون أساسي في عملية المراجعة الرسمية، إلا أن فوائدها تظهر بوصفها جزءاً من عملية مستمرة، لا عملية تحدث مرة واحدة فقط. فهدفك هو إقامة علاقة مع قادتك تمكّنك من تقديم تغذية راجعة أمينة وموضوعية فيما يخص السلوك والأداء، مع تجنب وضعهم في موقف دفاعي.

ويؤدي التوقيت دورًا حاسمًا هنا، لذا يجب عليك أن تقدّم التغذية الراجعة بانتظام وعندما تدعو الحاجة، وحين تظهر فرص للتطوير، ويكون من الضروري أن يعدل القائد سلوكه بما يؤدي إلى تحسين أدائه.

قدّم التغذية الراجعة على نحو متكرر:

يجب أن تقدم التغذية الراجعة مراراً وتكراراً، لأن فوائدها تراكمية مع الوقت. وهذا يمنحك أفضل فرصة لتعزيز السلوك الإيجابي وتغيير السلوك السلبي وغير المقبول، فعبر تكرار التغذية الراجعة يصبح التركيز على سلوك محدد أكثر سهولة، ويساعدك هذا التكرار أيضًا في إيجاد مقاربة غير رسمية لإيصال رسائلك. وهذا النوع من التغذية الراجعة يحتاج إلى دقيقة فقط.

- القائد أحمد لعميد الفوج: إن منطق نقاشك في ذلك الاجتماع كان مقنعًا للغاية. فقد استحوذت على كامل اهتمامي، ولاحظت أن الآخرين كانوا يسألون أنواعًا مختلفة من الاسئلة في نهاية العرض الذي قدمته، مقارنة بتلك التي كانوا يسألونها في البداية. وعرضك هذا نقلني من الشك إلى الحماس، وبدا من حركات الآخرين وإشارتهم أنهم يشاركونني ذلك الشعور.

قدّم التغذية الراجعة في الوقت المناسب:

إن التذكير بسلوك حدث قبل ستة أشهر يحمل قليًا من القيمة، وسواء كنت تريد تعزيز سلوك أحد القادة أو تصحيحه، فمن المهم أن تتحدث إلى القائد عندما تكون التجربة حديثة العهد. فإذا كانت أفعال أحد قادة الفوج تهدد نجاح المهمة ما، فلا تؤجل الحديث معه عن ذلك. أنت تريد أن تساعد قادة الفوج على تحسين أدائه قبل أن يخرج.

- القائد صادق: أنت لا تُطلع فريقك على تقدم أدائه في الوقت المناسب. وبذلك، ضاعت علامة مهمة من علامات قياس تقدم المشروع، ووجب علي تأجيل تاريخ الانتهاء مدة شهرين. بدأت بقدرتك على قيادة الفريق، فهذا التأخير سيؤثر سلبًا على الفوج وإصدارته.

إن تقديم التغذية الراجعة المتكررة في الوقت المناسب يسمح لك برصد أفضل لسلوك القادة. فكتيراً ما يلاحظ العمداء السلوك المتطرف فقط ويعلقون عليه - سواء كان استثنائيًا في إيجابيته أو مروعًا في سلبيته. ولكن سلوك القائد يقع غالبًا ما بين هذين الحدّين. تحرّ ذلك وقدّم التغذية الراجعة للسلوكيات الاعتيادية والوسطية.

قدّم التغذية الراجعة لتحقيق التطور:

إن توعية القادة ودفعهم إلى إدراك الفرص المتاحة، وتعريفهم بالخطوات البنّاءة للوصول إلى الأهداف، تعد كلها محفزات أساسية لتزويد القادة بالتغذية الراجعة الفاعلة. ساعد قادة فوجك على التطلع إلى المستقبل بإرشادهم إلى سبل نجاحهم.

لنأخذ حالة جواد الذي تعتقد أنت أنه سيكون عميداً للفوج الجديد. فهو يملك معظم المهارات اللازمة لتحقيق النجاح هناك، ويمكنك مساعدته في إيجاد الموارد التي تمكنه من تعلم ما لا يعرفه، وأنت ترغب بإخباره عن هذه الفرصة، وهل كانت تناسب أهدافك الشخصية المهنية:

عميد الفوج: كما سبق وتحدثنا، إن أدائك في الأشهر الماضية يظهر أنك طوّرت مجموعة من المهارات، ونحن بحاجة إلى عميد للفوج الفرعي الجديد، وأعتقد أنك أفضل من يناسبه هذا المنصب، ولأكون صريحًا معك، ستكون هناك مجموعتان من الانشطة الجديدة تماماً عليك، ولكن الفوج سيوفر لك فرص تدريب ممتازة تساعدك في تطوير مهاراتك، وسيكون لديك الوقت لاكتساب تللك المهارات. هل لي أن أعرف إن كان العمل يتناسب وخططك الشخصية المهنية؟

استخدم التغذية الراجعة لحل مشكلات الأداء:

إن كنت تخطط لإقامة جلسة تغذية راجعة لتحدد مشكلة الأداء، فلا تفعل ذلك باستهتار، أو بطريقة اعتباطية، أو متعجلة، فجلسة التغذية الراجعة يجب أن يحدد برنامجها الزمني، وإن تتمتع بالخصوصية، وأن تكون مركزة وبناءة ونظامية. ولا بد أنك تعرف من تجاربك الشخصية أن جلسة كهذه سيسودها التوتر والانزعاج. فإذا كنت تقدم التغذية الراجعة على نحو منتظم ومستمر وفي الوقت المناسب، فقد تخفف من حدة التوتر عبر الثقة والعلاقة التي تبنيها مع القائد. ويجب عليك أيضًا أن تفكر برد فعل قادة الفوج وبآرائهم عن تغذيتك الراجعة. إذ تسهم التغذية الراجعة المقدّمة باستمرار وبتوقيت مناسب وعلى المدى الطويل في إيجاد جو من الثقة يمكّنك من التعامل مع ردود الافعال تلك.

علي مثال العميد المهتم بالنتائج الذي تستحق التقدير، ولكن بعضهم يرى أسلوبه فظًا، وقد استقال اثنان من قادته حديثًا، ويذكر كلاهما أن أسلوبه الجلف والحاد كان السبب.

ولا شك أن أسلوب علي هذا يحد من فاعليته وقدرته الإدارية، وقد لا يكون مدركًا أنه يجعل قادة فوجه يشعرون بالترهيب وعدم الكفاءة. لا يعلم أحد هل هو مستعد لتعديل سلوكه فتطلب منه تحديد موعد للحديث عن مشكلة الاداء. وهنا يمكن للتغذية الراجعة أن تتخذ الشكل الآتي:

المفوض: لقد استقال اثنان من قادة فوجك، وعبّر كلاهما في مقابلة الاستقالة عن شعوره بالترهيب بسبب أسلوبك في العمل، وإن حقيقة ترك الاثنين من القادة لعملهما تدل على أنك تجهل تأثير سلوكك على القادة. إننا نقدر خدماتك التي قدمتها للجمعية، وأعتقد أن إنجازاك سيكون أفضل إذا منحت قادة فوجك جزءًا من العاطفة التي تكنّها للعمل، ولتحقيق ذلك يجب أن تدرك أن للناس طرقًا مختلفة في التعلّم وتقبّل الأفكار. فإذا كنت مستعداً لقبول فكرة أن التغيير في أسلوبك يمكن أن يحسّن من نتائج فوجك، فالجمعية مستعدة لإشراكك في برنامج تدريب قيادي قد يساعدك على تحقيق هذا الهدف.