إدارة الاجتماعات
       |المجال الإداري|        

 

الأغراض:     

_ يتعرَّف إلى أسس إدارة الاجتماعات. [رقم الغرض 12]
_ يدير اجتماعاً ناجحاً لرهطه. [رقم الغرض  13]
        

 

الفقرات

1. تعريف الاجتماع.
المدة والطريقة : الحديث _ 5

2. الإجراءات الخاصة بإدارة الاجتماعات.
المدة و الطريقة: عمل مجموعات _ 10

3. تطبيق عملي.
المدة : 45

المجموع لكل الفقرات : 60 دقيقة 
        

 

اللوازم

1. كراتين 70*50 بعدد المجموعات.

2. أقلام ماركر بعدد المجموعات.
        

 

ملاحظات وإرشادات

- يقوم المشاركون (بشكل جماعات) بعقد اجتماعات من خلال تطبيق الإجراءات التي قدّمها المدرّب في الورشة. 

- يحدّد المدرّب موضوع الاجتماع، فيدير كل مشارك ضمن جماعته اجتماعاً مصغَّراً تتراوح مدّته بين 5 و10 دقائق.

- يتابع المدرّب تطبيق المشاركين لخطوات إدارة الاجتماع.

- تم إرفاق CD (عرض باوربوينت) للورشة.

 

 

الطريقة

- يقدّم المدرّب ما ورد في الفقرة بطريقة الحديث.

 

تعريف الاجتماع

 ماذا نعني بالاجتماع ؟

 هو لقاء لمجموعة من الأفراد للتدارس أو التباحث أو حل مشكلة ما والوصول إلى نتيجة مرغوبة. 

 

 

الطريقة

- يقسّم المدرّب المشاركين إلى 3 مجموعات.

- يوزّع العناوين الواردة في الفقرة على المجموعات (عنوان لكل مجموعة).

- بعد انتهاء الوقت المحدد، يستعرض عمل المجموعات.

- يصوّب، ثمَّ يعقّب بما ورد في الفقرة.

 

 

اللوازم

- كراتين 70*50 بعدد المجموعات.

- أقلام ماركر بعدد المجموعات.

 

 

الإجراءات الخاصّة بادارة الاجتماعات

ماذا علينا أن نفعل قبل الاجتماع لكي يكون مُثمراً؟

1. إعداد جدول الأعمال (نقاط البحث): ويتضمّنُ بياناً عن الاجتماع وموعده وتاريخه، وقائمةً بالموضوعات التي ستُعرض وتُناقش في الاجتماع.

2. توزيع جدول الأعمال والملحقات على المشاركين، والتأكُّد من حضورهم.

3. تحضير نقاط البحث، وتجهيز البيانات، وتأمين المستندات والأوراق ذات الصلة بالموضوع. 

4. تجهيز مكان الاجتماع: من ناحية عدد المقاعد، النظافة، الإضاءة، التدفئة...

ماذا علينا أن نفعل أثناء الاجتماع لكي يكون مُثمراً؟

1. الالتزام بالوقت المحدّد افتتاحاً واختتاماً. 

2. افتتاح الاجتماع واختتامه وفق النظام المعتمد.

3. تسجيل أسماء الحاضرين.

4. تنظيم الأدوار، وتوجيه المناقشة حسب جدول الأعمال. 

5. تقسيم وتجزئة الوقت حسبَ بنود جدول الأعمال. 

6. تحديد التكاليف والقرارات.

7. متابعة تكاليف الجلسة الماضية. 

8. ضبط الوقت؛ بحيث لا يتجاوز الاجتماع المدّة المحدّدة في جدول الأعمال. 

9. تحديد العاجل من الأمور في نهاية الاجتماع.

10. التفاعل من خلال:   

_ الحضور في الوقت المحدّد. 

_ الإعداد المسبق للاجتماع ذهنياً ونفسياً. 

_ تقديم أفكار مفيدة. 

_ تجنُّب مقاطعة الكلام وتبادل الاتهامات. 

_ عدم الإسراع في إصدار أحكام غير ناضجةٍ ومتكاملة. 

_ إنجاز المطلوب من القرارات في الوقت المتّفق عليه (الالتزام).

ماذا علينا أن نفعل بعد الاجتماع ليكون مثمراً؟

- يقومُ رئيس الاجتماع بـ: 

1. متابعة وصول جدول المقرّرات للمشاركين بسؤال أمين السرّ.

2. التأكُّد من أمين السرّ أنّه تابع تنفيذ التكاليف مع المشاركين. 

- يقوم أمينُ السرّ بعد الاجتماع بـ:

1. إعادة صياغة محضر الاجتماع وكتابته وأرشفته.

2. توزيع جدول التكاليف والمقرّرات.

3. متابعة تنفيذ القرارات والتكاليف ورفع تقرير لرئيس الاجتماع.

- يقوم كل مشارك بـ:  

1- مراجعة جدول المقرارات والتكاليف. 

2- تنفيذ ما هو مطلوب منه.

3- إبلاغ أمين السرّ بالنتيجة.

 

 

أسباب فشل الاجتماع

- الإعداد غير الجيّد. 

- عدم وجود هدف واضح للاجتماع.

- عدم متابعة المقرّرات والتّكاليف الصادرة عن الاجتماع.

- عدم إدارة الاجتماع بشكل جيّد.

- مقاطعة الآخرين وعدم الاستماع إليهم.

 

 

المشارك الجيّد

- يستعدّ للاجتماع.

- يقدّم أفكاراً للمناقشة.

- يستمع للآخرين.

- يناقش بموضوعيّة.

- ينفّذ الإجراءات المُتَّفَق عليها.

 

تقييم

يتحقَّق الغرض بمجرد إدارة المشارك اجتماعاً لأفراد رهطه.