إدارة الاجتماعات
      |المجال الإداري|        

الأغراض¹: 

_ يدير اجتماعاً لسداسيّه وفق إجراءات منظّمة. [رقم الغرض 9]
 

الفقرات    

1. تعريف الاجتماع.
المدة والطريقة : العصف الذهني _ 5

2. خطوات إدارة الاجتماع (قبل، أثناء، بعد). 
المدة و الطريقة : عمل فردي _ 10

3. تطبيق عملي (إدارة اجتماع).
المدة و الطريقة : تطبيق عملي _ 45

المجموع لكل الفقرات : 60 دقيقة 
 

اللوازم

1. لوح ولوازمه أو كراتين وأقلام.

2. كراتين أو أوراق صغيرة.

3. لاصق ورقي.
 

ملاحظات وإرشادات

- يقوم المشاركون (بشكل جماعات) بعقد اجتماعات من خلال تطبيق الإجراءات التي قدّمها المدرّب في الورشة. 

- يحدّد المدرّب موضوع الاجتماع، فيدير كل مشارك ضمن جماعته اجتماعاً مصغَّراً تتراوح مدّته بين 5 و10 دقائق.

- يتابع المدرّب تطبيق المشاركين لخطوات إدارة الاجتماع.

الطريقة

- يكتب المدرّب في وسط اللوح أو الكرتونة كلمة "اجتماع". 

- يطرح على المشاركين سؤال "ما معنى اجتماع؟".

- على كل مشارك إعطاء إجابة واحدة.

- يدوّن المدرّب إجابات المشاركين على اللوح.

- يشرح تعريف الاجتماع.

- يعرض المادة العلمية.

اللوازم

- لوح ولوازمه أو كراتين وأقلام.

تعريف الاجتماع

الاجتماع هو لقاء عدة أفراد مع بعضهم (قد يكونون اثنين أو أكثر)، لدراسة أو لمناقشة موضوع معيّن يهمُّهم جميعاً، والوصول إلى قرارات بشأن هذا الموضوع.

الطريقة

- يعلّق المدرّب على اللوح أو الحائط 3 كراتين كبيرة ويكتب على كل واحدة منها أحد العناوين التالية: قبل الاجتماع، أثناء الاجتماع، بعد الاجتماع. (أو يقسّم اللوح إلى 3 أقسام ويكتب تلك العناوين).

- يوزّع على كل مشارك بطاقة مكتوب عليها إحدى خطوات إدارة الاجتماع.

- يطلب من المشاركين وضع البطاقة تحت العنوان المناسب.

- يصوّب المدرّب الإجابات، ويعرض المادة العلمية. 

اللوازم

- لوح ولوازمه أو كراتين وأقلام.

- كراتين أو أوراق صغيرة.

- لاصق ورقي.

خطوات إدارة الاجتماع

تُقسّم الخطوات الخاصة بإدارة الاجتماع إلى ثلاثة أقسام:

- قبل الاجتماع:

1- تجهيز وترتيب ملف الاجتماع (يوضع فيه كل الأوراق الخاصة بالاجتماع).

2- إعداد جدول الأعمال (نقاط البحث)؛ حيث يقوم رئيس الاجتماع بإعداد قائمة أو جدول بالموضوعات التي ستتم مناقشتها في الاجتماع.

3- إعداد الدعوة للاجتماع، والاتفاق على أسماء الأشخاص الذين ستُرسل إليهم الدعوة.

4- إعداد وتجهيز مكان الاجتماع.

- أثناء الاجتماع:

1- التأكُّد من كافة الترتيبات اللازمة لانعقاد الاجتماع.

2- استقبال الأشخاص المشاركين وإرشادهم إلى أماكنهم.

3- تنظيم الأدوار في الكلام والمناقشة وضبط الوقت.

4- تسجيل وقائع الاجتماع والقرارات التي تم التوصّل إليها.

- بعد الاجتماع:

1- تبييض محضر الاجتماع أو كتابته على دفتر خاص.

2- توزيع نسخ عن محضر الجلسة، بعد كتابته، على جميع الأشخاص الذين لهم علاقة بالموضوع.

3- الإعلان عن القرارات: يتم الإعلان عن القرارات التي تم التوصل إليها في الاجتماع.

4- متابعة تنفيذ القرارات.

تقييم 
يتحقَّق الغرض من خلال إدارة المشارك اجتماعاً لأفراد سداسيّه أثناء الدورة.